雑記

仕事ができない部下の指導法|後輩に教えるべき3つのこと

投稿日:2018年5月19日 更新日:

仕事ができる人

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部下として働いている後輩が仕事ができないとなると、先輩や指導係としては頭を悩ませていませんか?

仕事には「やり方」があります。

 

あなたと働いている後輩は、仕事のやり方というものを分かっていないかもしれませんね。

仕事のやり方として、この記事では3つの習慣についてお話をしています。

 

この記事で紹介している3つの習慣を部下に守らせることで、仕事ができる部下へと育てることができます。

 

それでは、「仕事ができない部下の指導法|後輩に教えるべき3つのこと」についてお話をしていきます。

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この記事を読むと分かること

  • 仕事ができない人の特徴
  • 仕事ができない人への指導法
  • 仕事ができない部下に実践させるべき3つの習慣が分かる

 

 

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仕事ができない部下の4つの特徴

仕事ができない部下への指導法を知る前に、仕事ができない人の特徴について知らないといけません。

仕事ができない人の特徴には次の4つが挙げられます。

仕事ができない人の特徴

  • 時間管理ができていない
  • 仕事の量をコントロールできていない
  • やるべきことを忘れてしまう
  • 余裕がなくなってしまう

 

仕事ができない人には、このような特徴があります。

あなたの部下にも当てはまることがありませんか?

ここで挙げた仕事ができない人の4つ特徴について具体的にお話をしていきましょう。

 

【1】仕事ができない部下は時間管理ができていない

仕事ができない人の特徴として、時間管理ができていないということが挙げられます。

 

つまり、時間の使い方を間違えているということですね。

 

1日は24時間ですが、勤務時間はそのうち8時間程度です。

 

その8時間の中で仕事をするのが基本ですから、「8時間の中でどうするか」というのを考えていかないといけませんね。

 

仕事ができない人は、限られた時間の中でどのように仕事を進めるかという感覚が抜けてしまっている人が多いようです。

 

また、日本では残業は普通みたいな考えがある会社もたくさんあると思います。

 

そういった会社で働く人たちは、「どうせ今日も残業だから時間はまだまだあるから…」と感覚が麻痺してしまい、時間管理できない社員になってしまいます。

 

時間管理ができるように考えや仕事のスタイルを変えていくことが大切です。

 

【2】仕事ができない部下は仕事の量をコントロールできていない

仕事ができない人の特徴には、仕事の量をコントロールできていないということも考えられます。

 

パワハラ体質の企業では、仕事が抱えられないほど与えられることもあると思いますが、あなたの会社はどうでしょうか。

 

もしあなたが部下に対して対応できないほどの仕事を与えているとしたら、仕事ができないのは部下本人の問題ではないのかもしれませんよ。

 

そういった企業ではないけれど、仕事が追いつかないという人は仕事の量を調整できていない可能性があります。

 

部下の仕事がまわっていないようであれば、仕事の量をコントロールできているか上司であるあなたから確認してあげることも必要でしょう。

 

部下が抱えている仕事量を把握しつつ、仕事の量をコントロールしてあげることも上司の務めです。

 

【3】仕事ができない部下はやるべきことを忘れている

 

先ほどの仕事の量をコントロールすることができなくなってくると、やるべきことを忘れてしまうということが起こりますね。

 

キャパオーバーによってやるべき仕事を忘れてしまったとしても、結果として仕事ができない人と思われてしまいます。

 

記憶力というのも人それぞれですから、どれだけ仕事を抱えても忘れないような人もいれば、少しの仕事でも忘れてしまう人もいますからね。

 

あなたの部下が仕事を忘れてしまったときには、その原因を親身になって相談にのってあげると良いでしょう。

 

部下の能力や個人の問題である部分もあるかもしれませんが、もしかすると知らぬ間に追い込んでしまってキャパオーバーを起こしているかもしれませんよ。

 

個人の能力としてやるべき仕事を忘れてしまっている状況であれば、忘れないための工夫が必要になります。

 

この工夫については、後ほど対処法のところで紹介します。

 

【4】仕事ができない部下は余裕がなくなっている

仕事の量が増えてきて、やるべきことを忘れてしまうと自分に余裕がなってくることがあります。

 

自分に余裕がなくなっている部下は、とても危険な状態だと思ってください。

 

たとえば、お昼ご飯を食べる暇もなく働くとか、休みの日も仕事に行かないといけなくなるとか、そういった問題が出て来ている部下は要注意です。

 

心身のバランスを崩しているか、今後崩す可能性があります。

 

もし、部下の勤務状況が会社の体制によるものなのであれば、上司であるあなたが何か対応を取ってあげてください。

 

それが難しいようであれば、部下が壊れてしまう前に転職を勧めてあげてくださいね。

 

企業の問題でないのであれば、部下が仕事を上手にコントロールできる余裕を持つ方法を指導してあげることが大切です。

 

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仕事ができない部下に指導したい3つのこと

ここまでは、仕事ができない部下の特徴についてお話をしてきました。

 

ここからは、仕事ができない部下の対処法を3つ紹介します。

 

後輩に教えてほしいのは次の3つです。

後輩指導に大切な3つのこと

  • 時間割を作らせる
  • メモを取る習慣を作らせる
  • メモや予定を確認する余裕を持たせる

 

この3つは、先ほどの仕事ができない部下の4つの特徴に対する改善策ということになります。

 

それでは、1つずつ説明をしていきます。

 

仕事ができない部下への指導①:時間割を作らせる

時間管理をするためには、「時間割をつくる」ということをすれば良いのです。

 

自分がやるべき仕事を時間割にしておけば、いつ何をすれば良いかが分かります。

 

みなさんが、学生だった頃には時間割があったと思います。

 

どんなにたくさんの教科、やるべき学習の範囲があっても終わったのは時間割のおかげです。

 

いつ、何を、どれくらいやれば良いかというのがハッキリしています。

 

学校に行くというストレスはあったかもしれませんが、やりきれないというストレスはなかったのではないでしょうか。

 

しかし、試験勉強はどうでしょうか。

 

試験範囲があって、テスト当日までに終わらないってことがありますよね。

 

でも、終わる人もいるわけですね。

 

その差は、時間の使い方にあります。

 

どれくらいの勉強量があって、それには時間がどれだけ必要で、いつ、どの時間にやるかを時間割として考えられる人は効率的にテスト範囲を消化することができた訳です。

 

仕事でも、同じことをやりましょう。

 

1日8時間の勤務時間として、仕事を8時間の中に割り振らせましょう。

 

それを1週間、1ヶ月といった要領で大きくしていきましょう。

 

当然、仕事となると期日があるものもありますからね。

 

仕事ができない部下には、仕事が期日に間に合うように時間割を作らせましょう。

 

仕事ができない部下への指導②:メモを取る習慣を作らせる

仕事ができない部下にはメモを取る習慣を作らせましょう。

 

教えてもらった仕事のやり方はもちろんですが、ここで言うメモとはやるべきことを書いておくメモです。

 

次から次へやることがあれば、当然忘れてしまうことも出てきます。

 

私の場合は手帳を使っているので、手帳にやることを書いていきます。

 

思いついたり、頼まれたりしたらすぐメモすることが大切です。

 

メモすることを忘れるということが起こると、本末転倒です。

 

まずやることリスト(TO DOリスト)を作っておき、そこから予定としてスケジュール化していくのです。

 

手帳なりメモなりに書き計画するときには、「いつまでか」よりも「いつやるか」が大切です。

 

予定通りにいくとは限りませんから、期限に余裕を持って計画させましょう。

 

仕事ができない部下への指導③:メモや予定を確認する余裕を持たせる

最後に紹介する仕事ができない部下への対処法はメモや予定を確認する余裕を持たせるということです。

 

やるべきことができた、思いついたときはほんのちょっと深呼吸をして、メモをとる時間を作らせます。

 

「今時間あげるから、やるべきことメモしておきな」といって少しの時間を与えてください。

 

与えるタイミングとしては、1つの仕事が終わって次の仕事に移るときが良いです。

 

この時間をしっかりと意識して確保できるかどうかが、仕事を進めていく上での大きな力の差となります。

 

その力を、あなたが後輩指導として一緒に働いている間に身につけさせましょう。

 

さらに、仕事が終わってから帰る前にも大切なことが1つあります。

 

それは、次の日の予定を確認させておくことです。

 

1日の仕事が終わると、私は1秒でも早く帰りたいです。

 

しかし、1日の仕事終わりには必ず「明日は何があったかな」と予定を確認します。

 

帰る前のたった数秒でいいんです。

 

あなたが部下に対して「明日の予定、確認しておけよ」と一声かけてあげるだけで良いんです。

 

それだけで部下は仕事ができるようになるのです。

 

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仕事ができない部下に指導したい「仕事管理」の極意

ここまで紹介してきた方法で、仕事ができない部下はそれなりに仕事ができるようになってきます。

 

しかし、もっと仕事ができるようになるには仕事管理能力を高めていかなくてはいけません。

 

その能力を向上させる極意がここで紹介する3つのステップです。

仕事管理能力を向上させる3ステップ

  • 時間割を作る
  • 実行する
  • 見直す

 

最初の「時間割を作る」は先ほど説明した部分です。

 

仕事は、計画→実行→計画→実行の繰り返しです。

 

先ほども言ったように、仕事は予定通りにいかないこともたくさんあります。

 

当初作成した時間割通りには進まないのです。

 

そこで大切なのは、時間割を見直させる時間を確保することです。

 

「仕事は予定通りに進んでいるか?進んでいないなら時間割を立て直すんだぞ」と声をかけてあげてください。

 

仕事は毎日やることが増減します。

 

一生懸命に働いている部下は、自分の仕事の増減を感じられていない場合があります。

 

「予定通り進まない。どうしよう」という不安を抱えて焦りがうまれているかもしれません。

 

そこであなたが、仕事の予定の見直しをするんだぞということを指導してあげることで部下の仕事が進むようになります。

 

仕事ができない部下は、仕事の予定を見直すということができていないために知らぬ間にキャパオーバーを起こしていることがあります。

 

定期的に予定を見直させることがあなたの役目です。

 

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まとめ:仕事ができない部下への指導はあなたの能力向上にもなる

今回は「仕事ができない部下の指導法|後輩に教えるべき3つのこと」ということで紹介してきました。

 

ここで紹介した対処法に関しては、もしかしたら「あ、自分もできていなかったな」と思うこともあるかもしれません。

 

部下や後輩を指導することは、自分自身の能力向上にも繋がります。

 

ここで紹介したことを実践して、部下だけではなくてあなた自身も一緒に向上していってください。

 

あなたの指導1つで、仕事ができない部下があなたの最高のジョブパートナーになるかもしれませんよ。

 

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